Software mieten statt kaufen: Vorteile und Nachteile von Office 365 Business
Was ist Office 365?
Office 365 Business ist eine sog. Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Infrastructure-as-a-Service (IaaS) Lösung von Microsoft. Anstatt zu kaufen, können Unternehmen die bekannten Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access) sowie weitere Software-Anwendungen (Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business, Microsoft Teams) als Service aus der Cloud mieten. Entweder als Monats- oder Jahres-Abonnement. Die Software-Bausteine können dabei individuell zusammengestellt werden. Office 365 Business ermöglicht das mobile Arbeiten von unterwegs oder aus dem Homeoffice. Außerdem enthält es Tools, die die Zusammenarbeit in Teams deutlich verbessern und vereinfachen.
Office 365 Business Vorteile
- Flexibilität & einfache Verwaltung
Die Office 365 Lizenzen lassen sich auf monatlicher Basis flexibel und bedarfsgerecht anpassen. Für einen neuen Mitarbeiter kann mit wenigen Klicks eine weitere Lizenz dazu gebucht werden. Genauso so einfach lässt sich eine Lizenz auch wieder deaktivieren.
- Einfaches mobiles Arbeiten & bessere Arbeit in Teams
Alle Mitarbeiter haben egal wo sie sind Zugriff auf den Online-Speicher und können Dokumente gemeinsam bearbeiten. So hat jeder immer die aktuellste Version. Das Hin- und Herschicken von Dateien per E-Mail fällt weg. Übrigens funktioniert Office 365 auf jedem Endgerät.
Mit Skype for Business können Online-Konferenzen schnell und unkompliziert aufgesetzt werden. Für den Austausch unter Kollegen, aber genauso mit Kunden und Geschäftspartner – die für die Teilnahme übrigens kein eigenes Office 365 benötigen. Außerdem bietet die Anwendung eine praktische Chatfunktion und Anwesenheitsinformation.
- Immer die aktuellste Version durch automatische Updates
Updates müssen nicht eigeninitiativ heruntergeladen und ausgeführt werden. Liegt eine neue Version vor, erfolgt die Aktualisierung automatisch. Ohne Zusatzkosten.
- Sicherheit bei Archivierung & Datenschutz
Microsoft garantiert Unternehmen eine sehr hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von 99,9 %. Ein Datenverlust ist äußerst unwahrscheinlich. Sogar unwahrscheinlicher als bei der eigenen Unternehmenshardware. Außerdem werden alle Daten aus Europa in europäischen Rechenzentren gespeichert, was den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung entspricht. Auf Wunsch kann das Speichern der Daten sogar in zwei Rechenzentren in Deutschland erfolgen.
- Transparente Preise
Es sind verschiedene Office 365 Business Pläne buchbar, die dem individuellen Bedarf gerecht werden. Dabei setzen sich die Office 365 Business Kosten aus den gebuchten Anwendungen, sowie der Anzahl der Nutzer zusammen. Ein Nutzer kann bis zu 5 PCs/Macs, 5 Tablets und 5 Smartphones verbinden.
- Keine Kosten für eigene IT- und Server-Infrastruktur
Office 365 kann vollständig in der Cloud und somit auf Microsoft-Servern betrieben werden.
Office 365 Business Nachteile
- Kein Zugriff auf Office 365 bei schlechter Internetverbindung
Als reine Cloud-Lösung funktioniert Office 365 Business nur bei einer ausreichend guten Internetverbindung. Bei schlechtem Netz ist der Zugriff auf die Office-Anwendungen und das Arbeiten damit nicht möglich.
Dagegen werden bei der hybriden Cloud-Lösung die bekannten Office Programme wie Word, Excel, PowerPoint in der Regel lokal installiert. Auf diese Weise können Daten dann auch offline bearbeitet werden. Sobald wieder eine gute Internetverbindung besteht, synchronisiert OneDrive die Daten automatisch.
- Automatische Updates verursachen Inkompatibilität
Die automatisch durchgeführten Updates können sich auch nachteilig auswirken. Nämlich dann, wenn die aktuellste Microsoft-Version plötzlich nicht mehr kompatibel mit anderen Programmen oder Hardware wie z. B. Druckern ist.
Was benötigt man für Office 365 Business
- Computer bzw. Endgerät
- Strom
- Internetverbindung (z. B. Standleitung, lokaler Internet Breakout)
Welche Office 365 Business Pläne gibt es?
Um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden, gibt es unterschiedliche Office 365 Pläne für Unternehmen. Übrigens ist mit dem Wort „Plan“ (aus dem Amerikanischen) „Tarif“ bzw. „Lizenz“ gemeint:
- Für kleine und mittelständische Unternehmen (bis 300 Mitarbeiter): Office 365 Business Essentials, Office 365 Business und Office 365 Business Premium.
- Für größere Unternehmen (über 300 Mitarbeiter): Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E1, Office 365 Enterprise E3 und Office 365 Enterprise E5.
Die Pläne können sowohl als Monats- wie auch als Jahres-Abonnement abgeschlossen werden.
Office 365 Business über den Netzbetreiber beziehen
Unternehmen können Office 365 Business auch über verschiedene Netzbetreiber beziehen (z. B. Office 365 Business Telekom, Office 365 Business Vodafone). Vorteile sind die individuelle Beratung, ggfls. bessere Preise und der persönliche Service aus einer Hand. In der Regel stellt Ihnen der Netzbetreiber einen zentralen Ansprechpartner oder eine Hotline zur Verfügung, die sich um all Ihre individuellen Fragen und Probleme kümmert. Für die Bereitstellung, die Verwaltung und den Betrieb von Office 365 in Ihrem Unternehmen ist in diesem Fall dann der Provider zuständig.
Sie überlegen, die Vorteile von Office 365 auch in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Unsere MPC Experten beraten Sie gerne und erstellen auf Wunsch einen individuellen Office 365 Business Preisvergleich für Sie. Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf.