Was sind die Gesamtkosten von Mobilgeräten im Unternehmen?
Was ist Total Cost of Ownership (TCO)?
Total Cost of Ownership (TCO) ist ein Begriff, der sich auf die Gesamtkosten bezieht, die im Zusammenhang mit dem Besitz und der Nutzung eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung anfallen. Dies beinhaltet sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten wie Wartung, Reparaturen, Ersatzteile, Unterhalt und Verschleiß. TCO dient dazu, die tatsächlichen Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung über seinen gesamten Lebenszyklus bzw. des kompletten Nutzungszeitraums hinweg zu erfassen und zu verstehen, um so eine fundierte Entscheidung über den Kauf oder die Nutzung zu treffen.
Was sind die Gesamtkosten von Smartphones und Tablets für Unternehmen?
Neben den Anschaffungskosten gilt es auch die langfristigen Kosten zu berücksichtigen, die durch die Nutzung des Geräts entstehen. Dazu gehören zum Beispiel:
Anschaffungskosten
Die Anschaffungskosten eines Smartphones oder Tablets sind oft der erste Faktor, der bei der Auswahl eines mobilen Endgeräts in Betracht gezogen wird. Diese Kosten können je nach Gerät und Hersteller stark variieren.
Providerkosten
Selbstverständlich müssen auch die Kosten für den zugehörigen monatlichen Mobilfunktarif miteinkalkuliert werden. Hier lohnt sich ein Vergleich der verschiedenen Mobilfunkprovider und geschicktes Verhandeln von Sonderkonditionen.
Wartungskosten
Wartungskosten sind ein weiterer wichtiger Faktor beim TCO von Smartphones und Tablets. Einige Hersteller bieten längere Garantiezeiten oder kostenlose Reparaturen an, während andere dies nicht tun. Es lohnt sich also, sich über die Garantie- und Reparaturbedingungen des Herstellers im Voraus zu informieren.
Lebensdauer des Geräts
Auch die Lebensdauer des Geräts ist entscheidend bei der Berechnung der Total Cost of Ownership von Smartphones und Tablets. Ein Gerät mit einer längeren Lebensdauer kann in der Regel mehr Kosten sparen, da es länger genutzt werden kann, bevor es ersetzt werden muss. Es lohnt sich also, Geräte von Herstellern mit einer guten Reputation für die Langlebigkeit ihrer Produkte in Betracht zu ziehen.
Mobile Device Management (MDM)
Bei der Aufstellung der Gesamtkosten sollten ebenfalls die Kosten für Mobile Device Management (MDM) berücksichtigt werden. Eine professionelle MDM-Lösung schützt die Daten auf mobilen Geräten, sorgt für ihre sichere Integration in das Firmennetzwerk und ermöglicht die zentrale Einrichtung und Verwaltung der Geräte aus der Ferne. Nicht zuletzt unterstützt eine professionelle MDM-Lösung auch bei der Einhaltung juristischer Vorgaben, wie beispielsweise die der EU-DSGVO.
Bedacht werden sollten auch die Kosten für IT- und Security-Personal für das Managen der Mobilgeräte. Je nachdem für welchen Gerätehersteller und Netzbetreiber man sich entscheidet, kann das Auswirkungen auf den Zeitaufwand des Mobilfunkmanagements haben. Des Weiteren muss man ggf. auch die Kosten für einen kostenpflichtigen Support durch den Helpdesk miteinkalkulieren. Und auch indirekte Kosten durch Produktivitätsverluste, wenn das mobile Gerät nicht nutzbar ist, zählen zu den Gesamtkosten.
Total Cost of Ownership und BYOD vs. COPE
Die Total Cost of Ownership für mobile Endgeräte eines Unternehmens hängt auch davon ab, ob sich ein Unternehmen für BYOD oder COPE entscheidet.
BYOD (Bring Your Own Device):
Mitarbeiter bringen ihr eigenes, privates Gerät mit in die Firma und nutzen es auch beruflich. Das private Gerät wird in das Unternehmensnetzwerk integriert.
COPE (Corporate-Owned, Personally-Enabled):
Die Firma besitzt das Gerät und stellt es dem Mitarbeiter zur Verfügung, der es sowohl beruflich als auch privat nutzen darf.
Bei BYOD ist es zum Beispiel möglich, dass das Unternehmen für das mobile Gerät bezahlt oder einen Zuschuss zum Gerät oder Datentarif beisteuert. Unternehmen, die COPE nutzen, tragen die vollen Kosten für das Gerät und für den Datentarif. Tatsächlich ist die TCO bei einem COPE-Modell langfristig häufig geringer.
Mobilgeräte verursachen Arbeit: Durchschnittliche Gesamtkosten
Betrachtet man den gesamten Lebenszyklus eines Geräts, dann machen die Kosten für das Gerät und die Softwarelizenzen laut einem Bericht von VDC Research in der Regel gerade mal die Hälfte der TCO aus. Alleine für die Supportkosten muss man bis zu 43 % einkalkulieren. Davon sind ca. 17 % Reparaturen und 26 % IT-Services wie Bereitstellung, Konfiguration, technischer Support und Lifecycle-Management. Zusätzlich werden durch Arbeitsunterbrechungen mindestens 8 % der Gesamtbetriebskosten verursacht.
Am Anfang steht also die Anschaffung von Mobilgeräte. Es müssen dann aber auch die Arbeit und die Kosten, die sie in den verschiedenen Abteilungen im Laufe ihres Lebenszyklus erzeugen, berücksichtig werden. Da diese Kosten rund die Hälfte der TCO ausmachen, ist es eine Überlegung wert, ob Arbeiten, die den Lebenszyklus der Geräte betreffen, nicht besser ganz oder teilweise ausgelagert werden. Das betrifft zum Beispiel:
- Beschaffung + Roll out (inkl. Staging, Konfektionierung, Registrierung, Shipping)
- Hardwaremanagement (Mobile Device Management inkl. Policys + Standards, Einrichtung der Geräte, App-, E-Mail-, Connection- und Security-Management)
- Reparatur + Austausch (Device as a Service inkl. monatliche Miete, vorzeitige Rückgabe, Upgrade)
- Verwertung (Rücknahme, Abholung, zertifizierte Datenlöschung, Recycling)
Eine ganze Menge also!
Total Cost of Ownership und Refurbished Geräte
Ein weiterer Aspekt, der bei der Total Cost of Ownership von Smartphones und Tablets berücksichtigt werden sollte, sind refurbished Geräte. Refurbished Geräte sind gebrauchte Geräte, die von einem Drittanbieter überprüft und generalüberholt wurden, bevor sie erneut verkauft werden. Sie sind in der Regel deutlich günstiger als neue Geräte und können eine hervorragende Alternative sein, um Kosten zu sparen.
Ein Vorteil von refurbished Geräten ist, dass sie in der Regel von einem qualifizierten Techniker überprüft und generalüberholt wurden, um sicherzustellen, dass sie einwandfrei funktionieren. Viele Anbieter geben auch eine Garantie auf refurbished Geräte, die es ermöglicht, das Gerät im Falle eines Defekts reparieren zu lassen oder zu ersetzen.
Allerdings sollten potenzielle Käufer darauf achten, dass refurbished Geräte nicht immer die gleiche Leistung wie neue Geräte haben und möglicherweise äußerlich Gebrauchsspuren aufweisen. Es ist wichtig, sich über die Qualität des Geräts und die Art der Überholung im Klaren zu sein, bevor man einen Kauf tätigt.
Insgesamt kann der Kauf eines refurbished Smartphones oder Tablets eine gute Möglichkeit sein, um Kosten im Rahmen des TCO zu sparen. Es ist jedoch wichtig, sorgfältig zu prüfen und zu vergleichen, um sicherzustellen, dass man ein qualitativ hochwertiges Gerät erhält.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass Total Cost of Ownership ein wichtiger Faktor bei der Auswahl von Smartphones und Tablets ist und dass es sich für Unternehmen lohnt, sowohl Anschaffungskosten als auch langfristige Kosten wie Wartungskosten und die Lebensdauer der Geräte zu berücksichtigen. Ein gründlicher Vergleich verschiedener Geräte, Hersteller und Netzbetreiber kann dazu beitragen, die beste Wahl zu treffen und Kosten zu sparen.
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